Intersolute MV Hilfe

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z alle

Dokumentvorlagen anlegen oder bearbeiten

Erfahrung im Erstellen von Seriendruckdokumenten erforderlich!

Nachfolgend wird durch die Begriffe {backend} und {frontend} Bezug auf Systemordner Ihrer Mitgliederverwaltung genommen. Falls Sie unsicher sind, wo sich diese Ordner bei Ihrer Installation befinden, begeben Sie sich vom Hauptmenü der Mitgliederverwaltung nach "DB verwalten". Dort kann man ablesen:

"Position der Datenquelle auf dem Server" = {backend}
z.B.: f:\Blasberg_DB_Backend\

"Lokaler Front-End Ordner" = {frontend}
z.B.: c:\Blasberg_DB\

Die folgend beschriebenen Schritte beziehen sich auf Microsoft Word Version 2000.

1. Mit der Datenquelle verbinden

Erstellen Sie entweder ein neues Word-Dokument, oder öffnen Sie eine vorhandene Vorlage aus dem Ordner [backend]\Dokumentvorlagen\.

Beachten Sie hierbei, ob die .dot Datei zum Bearbeiten geöffnet, und nicht ein neues Dokument erstellt wurde. Ob die Vorlage korrekt geöffnet wurde erkennen Sie daran, daß der Dateiname im Anwendungstitel angezeigt wird (z.B. "Serienbrief.dot - Microsoft Word")

Verbinden Sie bitte zunächst in MS Word Ihr Dokument mit der Datenquelle der Mitgliederverwaltung "Extras > Seriendruck > Erstellen > Serienbriefe..." (abb.)

Wählen Sie "Aktives Fenster".

Anschließend klicken Sie auf "Daten importieren > Datenquelle öffnen".

Wählen Sie bei Datentyp "MS Access Datenbanken"

Suchen Sie den Ordner:
[frontend]\Frontend\System\

Öffnen Sie die Datei "Seriendruck_Datenbank.mdb"

Im anschließenden Dialog wählen Sie die Tabelle "Seriendruckdaten" aus.

2. Dokumentvorlage bearbeiten

Gestalten Sie nun wie gewohnt Ihre Dokumentvorlage und fügen Sie die gewünschten Seriendruckfelder ein.

Für automatisches Einfügen des Absendernamens setzen Sie an entsprechender Stelle eine Textmarke mit der Bezeichnung "Absender" (Einfügen > Textmarke).

Wenn Sie mit der Gestaltung fertig sind, trennen Sie das Dokument wieder von der Datenquelle (Extras > Seriendruck > Erstellen > Standard-Word Dokument wiederherstellen) .

Bei überarbeiteten Dokumentvorlagen:
Gehen Sie auf "Datei > Speichern"

Bei neuen Dokumentvorlagen:
Speichern Sie die Datei als Word-Dokumentvorlage (.dot) im Ordner:
[backend]\Dokumentvorlagen\

3. In der Mitgliederverwaltung einbinden

Dokumentvorlagen einbinden und verwalten

Um Ihre neue Dokumentvorlage in der Vorlagenauswahl der MV sichtbar zu machen, klicken Sie dort auf das "Dokumentvorlagen verwalten"-Symbol (grüner Pfeil mit Fragezeichen).

Dort sollte die neue .dot Datei unter "Nicht eingebundene Dokumentvorlagen" aufgelistet sein.

Klicken Sie auf "Einbinden".